Superintendent Update (Fall 2020 School Year) – June 30, 2020

Superintendent Update (Fall 2020 School Year) – June 30, 2020

Posted on June 30, 2020

Dear Lincoln County School District Staff, Parents and Community,

On June 10, the Oregon Department of Education released Ready Schools, Safe Learners, the guidance for the 2020-21 school year. It represents the efforts of the Oregon Department of Education, the Oregon Health Authority, Governor Kate Brown and her staff, and countless educators, administrators, and education partners across the state. It was developed to be responsive and it will be updated regularly to incorporate feedback and adjust to changing conditions regarding the virus. Oregon will be living with the virus until there is immunity, which is many months off.  The best tools to protect individuals are physical distancing and hygiene.  Every health restriction lifted increases the opportunity for transmission and will increase cases.

This letter from the superintendent is to inform you more about what to expect this fall when the kids go back to school. Just know, this is a draft. Things will change before school starts because ODE guidance keeps changing. As I explained in my last letter, the Oregon Department of Education, through its guidance document, “Ready Schools, Safe Learners” gives school districts the choice to do one of three things this fall:

  1. Have school 100% on-site.
  2. Create a Hybrid Model half on-site in-person learning and half off-site using online learning methods.
  3. Go back to 100% Distance Learning like we did this last spring.

In order to do any education at school sites in person, you MUST be able to comply with pages and pages of protocols given in the guidance document.  If you cannot follow and assure that every single one of them can be met, you cannot open school using method #1 or method #2. The extent to which you can meet the social distancing and cleaning requirements is the extent to which a district can bring kids back onto campus in classrooms. For example, if you cannot guarantee that you can provide at least 35 square feet of social distancing space between students in a classroom, you cannot open. For Ex: If you have a standard 900 square foot classroom and divide by 35, you can have up to about 20 kids if every square foot of classroom space is open and not filled with other things such as furniture. I ask that everyone read this carefully because some folks believe that I am making this up or how to open school is solely my decision and that is simply not true. It is mandated by the Governor, Oregon Health Authority and the Oregon Department of Education.

So why don’t we simply just have all kids on campus full time? Because LCSD cannot keep the space required between students to do that and frankly, VERY few school districts and charter schools are small enough to be able to pull that off and stay safe and healthy.  That is why we have chosen the Hybrid Model. We know that the best method for safety is to have smaller groups of kids stay in a closed cohort and do as little mixing up of the cohorts as possible. In order to do that, we have to break up the classes and have students go to school half the time. Since we cannot bus and clean the classrooms in between an am/pm split and still provide any real instructional time, we have chosen an A/B Block idea K12 where kids go to school Monday/Thursday and Tuesday/Friday (and we may be bringing a ½ day Wednesday morning intervention time for some students). One positive of this new model is that students will have smaller class sizes while this model is in place. This will allow for more individualized attention. For those of you wondering why we don’t go back to 100% Distance Learning online, it is because that did not work effectively for the majority of our students. It worked OK for some but not that many. It was especially difficult for younger students.

Why is it important to have in-person instruction? Because students need to interact with their teachers in order to build trusting relationships and work environments in a classroom in order to participate fully in learning. Left on their own, especially younger students, become lost and disoriented. They need to be a part of a classroom environment specially designed for their individual learning needs. You simply cannot do that when education is all online. Years of research have demonstrated that the most effective online schools have a hybrid model-time with kids on their own and time with an educational expert.

With the new Hybrid Model, students will have individual class opportunities for outside recess, playing, and PE. We just need to figure out all the safety and cleanliness challenges associated with those activities but we are confident that we can do that. For high school students, we are still unable to know if athletics will be something we can participate in safely. Again, if we cannot assure that we are able to be compliant with the guidelines for student safety, we cannot do it.

Students will have access to their breakfast and lunch meals every day including the days that they are not physically in school. We will send home meals with kids daily.

Transportation will be provided to those students that qualify and we have to be very careful with distancing and cleaning on the buses as well. It is our job and duty to keep kids as safe as we can and that is what we are doing. We currently have 8 design teams meeting often to design the most effective education and safety practices so that we can open the schools in the fall in the most healthy and effective ways. We are going to try to schedule students into the A/B Blocks as families so that we can provide the least disruption to child care that we can. We are also going to communicate about as many child care local options as possible. Child care is definitely the biggest issue since March. After school Rec programs, Neighbors for Kids and more will have new info soon.

There will be up to 10 furlough days in the 2020-21 school year. Due to the giant budget shortfall at the state level due to closing everything down and the economy tanking, our school district will not be funded at a level in which we can do everything we had planned. The days we have planned will be announced as soon as possible.

School will start Thursday, September 10 for students on A Block schedule and start Friday, September 11 for students on the B Block. September 8th and 9th will be staff professional development/planning so that we can start back to school safely and ready for your kids!

Keeping Staff Safe. It is the intention of the LCSD to keep everyone safe and healthy. This includes our staff. Our staff will have access to protective face coverings (masks and shields) as well as some staff requiring plastic barriers during their work. Social distancing required is required for all people during an in person instructional model and that will help to keep staff safe and children safe. Cohorting with a small stable classroom will help all people stay safe. Finally, our in depth cleaning routines and processes will help to keep everyone safe. We are adding more custodians. We have “Outbreak Plans and Protocols” that outline what we will do if we have a class or school outbreak.

Linked is an article about daycares that kept kids safe and lessons schools/parents can learn from it.

Below is an excerpt from the Guidance Document provided so you can see a teeny tiny portion of what is required. I am hoping the level of detail is helpful to you all to see all we must do to make sure we keep kids and adults safe.

Required ❏ Establish a minimum of 35 square feet per person when determining room capacity. Calculate only with usable classroom space, understanding that desks and room set-up will require the use of all space in the calculation. ❏ Support physical distancing in all daily activities and instruction, striving to maintain at least six feet between individuals. ❏ Minimize time standing in lines and take steps to ensure that six feet of distance between students is maintained, including marking spacing on the floor, one-way traffic flow in constrained spaces, etc. ❏ Schedule modifications to limit the number of students in the building (e.g., rotating groups by days or location, staggered schedules to avoid hallway crowding and gathering). ❏ Plan for students who will need additional support in learning how to maintain physical distancing.


Beginning July 6, LCSD will be door to door delivering a week’s worth of meals to students in need. If you need assistance in receiving the meals directly, please fill out these surveys in this news post:


In an effort to communicate and provide staff and families with more information as well as a forum for discussion, the following online meeting opportunities will be available for folks to join us by area. The first 45 minutes of each meeting will be for LCSD Staff Only and the second 45 minutes of the meeting will be for parents/guardians. We will host meetings in July and August.

  1. Toledo- Wed July 22 from 6-7:30 pm. (Community Zoom link:
  2. Waldport-Thursday July 23 from 6-7:30 pm. (Community Zoom link:
  3. Lincoln City/Taft-Tuesday July 28 from 6-7:30 pm (Community Zoom link: )
  4. Newport-Wed July 29 from 6-7:30 pm. (Community Zoom link: )

Staff will receive Zoom information via email.

We will also be scheduling online parent meetings in Spanish and Mam and for tribal families.

We will also set online community meetings in August with dates TBD. That’s all for now.

Stay Safe.
Be Healthy.

Thank you,
Karen Gray, Superintendent LCSD

Estimado personal, padres y comunidad del distrito escolar del condado de Lincoln:

El 10 de junio, el Departamento de Educación de Oregón lanzó Ready Schools, Safe Learners, the guidance for the 2020-21 school year. Representa los esfuerzos del Departamento de Educación de Oregón, la Autoridad de Salud de Oregón, la Gobernadora Kate Brown y su personal, e innumerables educadores, administradores y socios educativos en todo el estado. Fue desarrollado para responder y se actualizará regularmente para incorporar comentarios y adaptarse a las condiciones cambiantes relacionadas con el virus. Oregón vivirá con el virus hasta que haya inmunidad, que es de muchos meses en el futuro. Las mejores herramientas para proteger a las personas son el distanciamiento físico y la higiene. Cada restricción de salud levantada aumenta la oportunidad de transmisión y aumentará los casos.

Esta carta de la superintendente es para informarle más sobre qué esperar este otoño cuando los niños regresen a la escuela. Solo sepa que esto puede cambiar. Las cosas cambiarán antes de que comience la escuela porque la orientación de ODE sigue cambiando. Como expliqué en mi última carta, el Departamento de Educación de Oregón, a través de su documento de orientación, “Escuelas preparadas, estudiantes seguros”, les da a los distritos escolares la opción de hacer una de tres cosas este otoño:

  1. Tener la escuela 100% en el sitio.
  2. Cree un modelo híbrido mitad de aprendizaje presencial en el sitio y mitad fuera del sitio utilizando métodos de aprendizaje en línea.
  3. Regrese al aprendizaje 100% a distancia como lo hicimos la primavera pasada.

Para poder realizar cualquier tipo de educación en las escuelas en persona, DEBE poder cumplir con las páginas y páginas de protocolos que figuran en el documento de orientación. Si no puede seguir y asegurarse de que se pueda cumplir con cada uno de ellos, no puede abrir la escuela utilizando el método # 1 o el método # 2. La medida en que puede cumplir con los requisitos de distanciamiento social y limpieza es la medida en que un distrito puede traer a los niños de vuelta al campus y en las aulas. Por ejemplo, si no puede garantizar que puede proporcionar al menos 35 pies cuadrados de espacio de distanciamiento social entre los estudiantes en un salón de clases, no puede abrir. Por ejemplo: si tiene un aula estándar de 900 pies cuadrados y divide entre 35, puede tener hasta aproximadamente 20 niños si cada pie cuadrado del aula está abierto y no está lleno de otras cosas, como muebles. Pido que todos lean esto detenidamente porque algunas personas creen que estoy inventando esto o que abrir la escuela es solo mi decisión y eso simplemente no es cierto. Es un mandato de la Gobernadora, la Autoridad de Salud de Oregón y el Departamento de Educación de Oregón.

Entonces, ¿por qué no simplemente tenemos a todos los niños en el campus a tiempo completo? Debido a que LCSD no puede mantener el espacio requerido entre los estudiantes para hacer eso y, francamente, MUY pocos distritos escolares y escuelas autónomas son lo suficientemente pequeños como para poder lograrlo y mantenerse seguros y saludables. Por eso hemos elegido el modelo híbrido. Sabemos que el mejor método para la seguridad es hacer que grupos más pequeños de niños permanezcan en un solo lugar  y se  mezclan la menor cantidad posible de grupos. Para hacer eso, tenemos que dividir las clases y hacer que los estudiantes vayan a la escuela la mitad del tiempo. Dado que no podemos transportar en autobús y limpiar las aulas entre una división de la mañana y la tarde y aún así proporcionaremos  tiempo de instrucción real, hemos elegido una idea de Bloque A / B K12 donde los niños van a la escuela los lunes / jueves y martes / viernes (y podemos estar trayendo un día y medio de intervención el miércoles por la mañana para algunos estudiantes). Un aspecto positivo de este nuevo modelo es que los estudiantes tendrán clases más pequeñas mientras este modelo esté en su lugar. Esto permitirá una atención más individualizada. Para aquellos de ustedes que se preguntan por qué no volvemos al aprendizaje 100% a distancia en línea, es porque eso no funcionó de manera efectiva para la mayoría de nuestros estudiantes. Funcionó bien para algunos, pero no para muchos. Fue especialmente difícil para los estudiantes más pequeños.

¿Por qué es importante tener instrucción en persona? Porque los estudiantes necesitan interactuar con sus maestros para construir relaciones de confianza y entornos de trabajo en un aula para participar plenamente en el aprendizaje. Dejados solos, especialmente los estudiantes más jóvenes, se pierden y se desorientan. Deben ser parte de un entorno de aula especialmente diseñado para sus necesidades individuales de aprendizaje. Simplemente no puede hacer eso cuando la educación es todo en línea. Años de investigación han demostrado que las escuelas en línea más efectivas tienen un modelo de tiempo híbrido con niños solos y tiempo con un experto en educación.

Con el nuevo modelo híbrido, los estudiantes tendrán oportunidades de clase individuales para recreo, juegos y educación física. Solo necesitamos resolver todos los desafíos de seguridad y limpieza asociados con esas actividades, pero estamos seguros de que podemos hacerlo. Para los estudiantes de secundaria, aún no podemos saber si el atletismo será algo en lo que podamos participar de manera segura. Una vez más, si no podemos asegurar que podemos cumplir con las reglas para la seguridad de los estudiantes, no podemos hacerlo.

Los estudiantes tendrán acceso a sus comidas de desayuno y almuerzo todos los días, incluidos los días en que no están físicamente en la escuela. Enviaremos a casa comidas con niños todos los días.

Se proporcionará transporte a aquellos estudiantes que califiquen y también debemos tener mucho cuidado con el distanciamiento y la limpieza en los autobuses. Es nuestro trabajo y deber mantener a los niños lo más seguros posible y eso es lo que estamos haciendo. Actualmente contamos con 8 equipos de diseño que se reúnen a menudo para diseñar las prácticas de educación y seguridad más efectivas para que podamos abrir las escuelas en el otoño de la manera más saludable y efectiva. Vamos a tratar de programar a los estudiantes en los Bloques A / B como familias para que podamos proporcionar la menor interrupción al cuidado infantil que podamos. También nos comunicaremos sobre la mayor cantidad posible de opciones locales de cuidado infantil. El cuidado infantil es definitivamente el mayor problema desde marzo. Los programas de recreación después de la escuela, Neighbours for Kids y más tendrán nueva información pronto.

Habrá hasta 10 días de licencia en el año escolar 2020-21. Debido al déficit presupuestario gigante a nivel estatal debido al cierre de todo y al estancamiento de la economía, nuestro distrito escolar no será financiado a un nivel en el que podamos hacer todo lo que habíamos planeado. Los días que hemos planeado se anunciarán lo antes posible.

La escuela comenzará el jueves 10 de septiembre para los estudiantes en el horario A Block y comenzará el viernes 11 de septiembre para los estudiantes en el B Block. ¡Los días 8 y 9 de septiembre habrá planificación / desarrollo profesional del personal para que podamos comenzar la escuela de manera segura y lista para sus hijos!

Mantener al personal seguro. La intención del LCSD es mantener a todos seguros y saludables. Esto incluye a nuestro personal. Nuestro personal tendrá acceso a cubiertas faciales protectoras (máscaras y escudos), así como a algunos empleados que requieran barreras plásticas durante su trabajo. El distanciamiento social requerido se requiere para todas las personas durante un modelo de instrucción en persona y eso ayudará a mantener al personal seguro y a los niños a salvo. Los grupos con un aula pequeña y estable ayudará a todas las personas a mantenerse seguras. Finalmente, nuestras rutinas y procesos de limpieza en profundidad ayudarán a mantener a todos seguros. Estamos agregando más personas de limpieza. Tenemos “Planes y protocolos de brote” que describen lo que haremos si tenemos un brote en la clase o en la escuela.

Linked es un artículo sobre guarderías que mantienen seguros a los niños y lecciones que las escuelas / padres pueden aprender de él.

A continuación se muestra un extracto del Documento de orientación proporcionado para que pueda ver una pequeña porción de lo que se requiere. Espero que el nivel de detalle sea útil para todos ustedes para ver todo lo que debemos hacer para asegurarnos de mantener seguros a los niños y adultos.

Requerido ❏ Establezca un mínimo de 35 pies cuadrados por persona al determinar la capacidad de la habitación. Calcule solo con el espacio útil del aula, entendiendo que los escritorios y la disposición de la sala requerirán el uso de todo el espacio en el cálculo. ❏ Apoye el distanciamiento físico en todas las actividades e instrucciones diarias, esforzándose por mantener al menos seis pies entre las personas. ❏ Minimice el tiempo de espera en las líneas y tome medidas para garantizar que se mantengan seis pies de distancia entre los estudiantes, incluido el espacio de marcado en el piso, el flujo de tráfico unidireccional en espacios restringidos, etc. ❏ Programe modificaciones para limitar el número de estudiantes en el edificio (por ejemplo, grupos rotativos por días o ubicación, horarios escalonados para evitar la aglomeración y reunión del pasillo). ❏ Planifique para los estudiantes que necesitarán apoyo adicional para aprender a mantener el distanciamiento físico.


A partir del 6 de julio, LCSD estará puerta a puerta entregando una semana de comidas a los estudiantes que lo necesiten. Si necesita ayuda para recibir las comidas directamente, complete estas encuestas en esta publicación de noticias:


En un esfuerzo por comunicarse y proporcionar al personal y las familias más información, así como un foro de discusión, las siguientes oportunidades de reunión en línea estarán disponibles para que las personas se unan a nosotros por área. Los primeros 45 minutos de cada reunión serán solo para el personal de LCSD y los segundos 45 minutos de la reunión serán para padres / tutores. Realizaremos reuniones en julio y agosto.

  1. Toledo- Miércoles 22 de julio de 6-7: 30 pm. (Enlace de zoom comunitario:
  2. Waldport-jueves 23 de julio de 6-7: 30 pm. (Enlace de zoom comunitario:
  3. Lincoln City / Taft-martes 28 de julio de 6-7: 30 pm (Enlace de zoom comunitario:
  4. Newport-miércoles 29 de julio de 6-7: 30 pm. (Enlace de zoom comunitario:

El personal recibirá información de Zoom por correo electrónico.

También programaremos reuniones de padres en línea en español y mam y para familias.

También estableceremos reuniones comunitarias en línea en agosto con fechas por determinar. Eso es todo por ahora.

Mantenerse a salvo.
Estar sano.

Karen Gray, Superintendente LCSD